Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 26 octobre 2026

Spectra (application iPhone « Mindairy ») transcrit, résume et organise vos réunions. Cette page explique quelles données sont traitées, pourquoi, par qui, combien de temps, et comment exercer vos droits.

Responsable du traitement

FANTASMAGORIE AGENCY, éditeur de Spectra. Contact pour toute question sur vos données : tom@fantasmagorie.com.

Données traitées

Compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké uniquement sous forme chiffrée irréversible), dates de connexion, sessions ouvertes.
Réunions : enregistrements audio (enregistrés dans l’app ou sur le site, importés, envoyés par WhatsApp ou captés par le robot de réunion), transcriptions, comptes rendus, analyses, actions et rappels, participants indiqués, titres et notes de contexte.
Assistant et mémoire : vos messages à l’assistant, questions vocales, texte extrait des documents que vous lui joignez, préférences que vous demandez à Spectra de retenir.
Organisations : appartenance, rôle, poste et fiche métier, documents et dossiers partagés, mémoire d’équipe tirée des réunions partagées.
Conférences Spectra : nom affiché, audio transcrit lorsque l’enregistrement Spectra ou les sous-titres sont activés, messages du chat ; e-mail et nom des invités extérieurs.
Google (facultatif) : si vous reliez votre compte Google, son adresse, les jetons d’accès et les événements de votre agenda (titre, horaires, participants, lien Meet).
WhatsApp (facultatif) : votre numéro, si vous le reliez, et les audios que vous envoyez à Spectra.
Données techniques : journal des actions sur le compte et dans les organisations, adresse IP utilisée pour limiter les abus, informations de diagnostic jointes à une demande de support.

Spectra n’affiche pas de publicité, ne suit pas votre activité dans d’autres apps ou sites et ne vend pas vos données.

Données reçues de Google

Si vous reliez votre compte Google, Spectra accède à votre agenda Google Calendar en lecture seule, uniquement pour afficher vos réunions Google Meet à venir et vous permettre de choisir celles où l’assistant Spectra doit les enregistrer et les transcrire. Spectra ne crée, ne modifie et ne supprime aucun événement.

L’utilisation et le transfert vers toute autre application des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). En particulier, ces données :

ne servent qu’à fournir et améliorer les fonctions de Spectra visibles par vous ;
ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni pour évaluer votre solvabilité ;
ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle généralistes ;
ne sont lues par aucune personne, sauf avec votre accord explicite, pour des raisons de sécurité ou pour respecter la loi.

Vous pouvez retirer l’accès de Spectra à tout moment depuis votre compte Google.

Finalités

Fournir le service : enregistrer, transcrire, résumer et classer les réunions, préparer les suivantes, rappeler les actions, partager avec votre équipe.
Gérer votre compte, sa sécurité et les accès de votre organisation.
Répondre à vos demandes de support.

Bases légales : l’exécution du service que vous utilisez, votre consentement pour le traitement par intelligence artificielle, et notre intérêt légitime à sécuriser le service.

Traitement par intelligence artificielle (OpenAI)

Pour transcrire et analyser vos réunions, Spectra transmet à OpenAI l’audio de vos réunions et les textes nécessaires (transcriptions, contexte, documents liés). Les fonctions d’assistant transmettent vos messages et le contexte nécessaire pour y répondre. Ces transferts n’ont lieu qu’après votre accord explicite, demandé dans l’app et sur le site.

Vous pouvez refuser : votre compte et vos données existantes restent accessibles, mais les fonctions qui en dépendent (transcription, comptes rendus, assistant, robot de réunion) sont alors indisponibles. Si vous ne souhaitez plus ce traitement, désactivez ou supprimez votre compte (voir Suppression du compte) : aucun nouveau transfert n’a lieu ensuite, ce qui ne peut pas annuler les transferts déjà effectués. OpenAI traite ces données selon ses propres conditions applicables à son API (openai.com/policies).

Les résultats produits par l’IA peuvent contenir des erreurs : relisez-les avant de vous en servir.

Destinataires et prestataires

Vercel : hébergement de l’application (région de Francfort) et stockage privé des fichiers (audios, documents).
MongoDB Atlas : base de données.
OpenAI : transcription et analyse, uniquement avec votre accord.
Recall.ai : robot qui rejoint une réunion Google Meet lorsque vous le lui demandez, pour l’enregistrer et la transcrire.
Google : connexion avec Google, agenda et envoi des e-mails de Spectra, lorsque ces fonctions sont utilisées.
Meta (WhatsApp) : si vous envoyez des audios par WhatsApp.
Intégrations de votre organisation : CRM ou automatisations (webhook) configurés par votre organisation, qui reçoivent les comptes rendus concernés.
Membres de votre organisation : selon les dossiers et partages que vous ou votre organisation choisissez.

Certains de ces prestataires peuvent traiter des données hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis, dans le cadre de leurs garanties contractuelles.

Durées de conservation

Compte et contenus : tant que votre compte existe, ou jusqu’à ce que vous les supprimiez.
Réunions supprimées : 14 jours dans la corbeille, puis suppression définitive.
Sessions de connexion : 30 jours au plus.
Audios envoyés mais jamais rattachés à une réunion : supprimés après 24 heures.
Salles de conférence : effacées une heure après leur fin ; le compte rendu éventuel rejoint vos réunions.
Sauvegardes de la base de données : une copie peut subsister jusqu’à l’expiration des sauvegardes de l’hébergeur.

Suppression du compte

Vous pouvez fermer votre compte à tout moment dans l’app (Plus › Désactiver ou supprimer mon compte) ou sur le site (Paramètres › Désactiver ou supprimer mon compte), après deux confirmations :

Suppression : le compte est fermé immédiatement, puis ses données sont effacées : tout l’historique de réunions (audios, transcriptions, comptes rendus, analyses), mémoire, rappels, conversations avec l’assistant, documents personnels, liaisons Google et WhatsApp. Plus rien n’est traité.
Désactivation : le compte est fermé immédiatement et plus rien n’est traité, mais ses données sont gardées 14 jours. Une reconnexion pendant ce délai le rouvre tel quel ; sinon il est supprimé comme ci-dessus.

Les PDF des réunions rangées dans les dossiers partagés d’une organisation, et les documents que vous y avez déposés, appartiennent à l’organisation : ils y restent, repris par un de ses propriétaires, et restent visibles par les mêmes personnes. Les données déjà transmises aux intégrations de votre organisation ne sont pas effacées par Spectra.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement. Écrivez à tom@fantasmagorie.com. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).

Personnes enregistrées

Avant d’enregistrer une réunion, vous devez informer les participants et disposer du droit de les enregistrer et de transmettre leurs propos. Votre accord au traitement IA ne remplace pas le leur.

Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les mots de passe ne sont jamais stockés en clair et les fichiers sont conservés dans un stockage privé, accessible uniquement par Spectra.

Modifications

Nous mettrons cette page à jour si nos traitements changent. Si un changement concerne les destinataires ou l’usage de vos données par l’IA, votre accord vous sera redemandé.